Utilidades: ¿Tan difícil es hacer un buen programa de notas que puedas utilizar en cualquier cacharro y que realmente sincronice?

(en las addendas finales están las novedades)

Pues sí, parece que es muy difícil, porque de hecho no existe. Quienes diseñan software (web o desktop) de anotaciones sólo parecen pensar en chorradas innecesarias y en diseños estrafalarios.

También es cierto que, si hago como los malos sociólogos y me dejo llevar por la gente que conozco, poca los utiliza, y aún son menos quienes prestan atención, a este tipo de programas. Sin embargo, a quienes han trabajado conmigo siempre he intentado entrenarlos en su utilización, porque son el sustituto ideal, en la Sociedad Telemática, de los cuadernos de campo que utilizábamos en toda investigación, o de la libreta del periodista, en la que todo anda revuelto. Es una de las primeras herramientas software que descubrí realmente útiles (pero útiles). Cuando eres muy desordenado no te van a salvar ni hacer más ordenado, pero son una gran ayuda.

Hay tres claves para sea realmente útil: la primera es que tengan estructura en árbol (outline o treepad); la segunda es que puedas utilizar el mismo fichero (y exactamente con el mismo formato en las notas) en distintos aparatos (teléfono, tablet, pc); y la tercera que los ficheros sean exportables como textos formateados (como mínimo en rtf, pero mejor aún en odt o en docx). Y por supuesto que haya opción gratuita aunque sea recortada, o mejor aún en software libre, y que si es de pago tenga un precio justo, osea bajo.

De la prehistoria al estándar en cuadernos en árbol

A finales de siglo empezaron a verse algunos programillas, y hacia 2005 habían desarrollado ya una aplicación casi perfecta. Aunque muy cara para los estándares de la época, no era difícil encontrarla en los primeros repositorios piratas (aquellos que casi ni tenían virus).

Primero fue un simplón PhatNotes en un primitivo HTC, y luego en el Windows Mobile estupendo de Samsung, el salto: PhatPad era impresionante, y vista a distancia todavía lo es. No entiendo que no continuasen desarrollándola (¿bueno, quizás tanto pirateo hizo lo suyo?, pido perdón si fue así por lo que me toque, que de la conquista de América no, pero de eso sí fui co-responsable como usuario de copias piratas).

Pero la sincronización con el desktop siempre era un poco coñazo, y para cuando llegaron las grandes herramientas en la nube había abandonado el Windows Mobile por el Android, que poco a poco, aunque más tontas, iba teniendo más aplicaciones.

Y entonces empezó el problema, que vamos arrastrando y aún no tiene solución. Ya de paso haré un recorrido por las opciones que he manejado y conozco, por si es de utilidad para otras personas.

Tomando notas en árbol en el PC, y a ver qué pasa en el móvil

Keynote NF

Mi encuentro con Keynote fue como un flash... Fue mi programa de notas durante bastantes años. Gratuito y completísimo. Lo desarrolló un programador de Europa del Este, Marek Jedliński, a partir de otro programa aún más primitivo que estaba en código abierto.,

Pero en 2006 lo rescató un español, Daniel Prado Velasco, quien sacó una nueva versión y lo ha mantenido hasta 2017, año en que introdujo las últimas mejoras para adaptarlo a Windows 10. Aunque para quien prefiera utilizar software en español, la versión en español se han perdido por el camino, sigue siendo un programa muy funcional, pesa poquísimo y es ligero y rápido. Si sólo utilizas PC y no tienes muchas tonterías de diseño, puedes quedarte con él. Gratis para siempre... mientras alguien lo mantenga.

Treedbnote

Es una versión de un poco más sofisticada, desarrollada por una empresa de software. Importa los ficheros Neynote, y de hecho lo utilicé bastante hace unos años porque es más agradable de apariencia, pero la versión gratuita fue abandonada en 2012, por lo que no sé si puede uno fiarse totalmente o puede dar problemas en Windows 10. Pero si eres un friki que andas con Windows 7, te sirve seguro. Esa versión gratuita está bastante escondida, pero puedes encontrarla aquí. No obstante, la de pago es muy barata, hace muchas más cosas y está actualizada a Windows 10.

El problema es el mismo que el de Keynote: no hay una aplicación Android compatible para tabletas o teléfonos, pero si sólo la utilizas en el PC, te puede servir.

Treepad

En uno de los más antiguos, de hecho Keynote se desarrolló siguiendo su senda. Y es un o de los pocos de este formato que tiene posibilidad de sincronizar con Android, pero con truco, y el truco lo hace inútil para trabajar simultáneamente, por lo que en mi búsqueda reciente lo descarté aún después de comprar la aplicación Android: no es capaz de sincronizar notas con formato. Por tanto, salvo para quien utilice notas exclusivamente en modo texto, no resulta funcional. También tiene versión gratuita, aunque limitada, y un follón bastante confuso de versiones de pago. En Android hay dos aplicaciones compatibles con sus ficheros, pero insisto para que no pierdas el tiempo, sólo en modo de texto plano.

Notecase Pro

Es un poco vetusto de aspecto, pero tiene algunas ventajas. La primera, que tiene una versión gratuita que hace lo fundamental. La segunda, que la versión de pago es muy barata. La tercera, fundamental para quien tenga muchos ficheros desperdigados de antiguos programas de notas: importa casi cualquier tipo de fichero de este tipo. Y la cuarta, que tiene versión para prácticamente todos los sistemas operativos existentes, incluido Android.

Aunque la sincronización en la nube, a través de Dropbox, con Android, yo no he conseguido hacerla funcionar, dicen que sí que puede sincronizarse, y creo que tampoco sincroniza formatos. Como no me he decidido por esta aplicación, ahí lo dejo. Básica, sencilla, barata y que hace casi todo lo que se necesita

Treeline

Y prácticamente lo mismo ocurre con otro clon voluntarioso, pero también muy limitado en la sincronización. Treeline es otra aplicación windows gratuita, aunque con apariencia también algo vetusta. Y hay una aplicación en Android que se puede contectar con ella... pero también en este caso sólo en modo texto (lo descubrí tras comprarla, pero como son baratas las apps de Android, poca es la pérdida). Si sólo tomas notas en modo texto, creo que ésta es la ideal.

RigthNote

Es una evolución de KeyNote realmente impresionante. Es con la que definitivamente voy a utilizar para manejar los ficheros KeyNote (aunque como veremos luego, si Nimbus funciona bien no creo que la utilice mucho). Simplemente para recuperar los ficheros de KN es esencial, porque, aunque también lo haga la versión gratuita de TreeDBnote, hace más cosas y se mantiene actualizada, al menos por ahora. Tiene un aspecto muy sólido, te da confianza, es como aquellas buenas aplicaciones en un estilo a caballo entre Windows 98 y Windows 7, que (lamentablemente) ya no se ven.

La versión de pago puede sincronizarse con EverNote (con lo que es una forma de tener notas simultáneas en la web, en teléfono y en el ordenador) y hace muchas más cosas (como crear hojas de cálculo dentro de las notas) pero para un uso normal basta con la versión gratuita. Importa ficheros de los viejos KeyNote y Treepad.

Entre el PC, la nube y el móvil

Hay unas cuantas más, muchas llenas como decía de chorradas inútiles, supuestamente orientadas al trabajo en grupo, planificación de tareas... para las que hay otras aplicaciones especializadas, por lo que estoy seguro de que la mayor parte de la oferta disponible habrá desaparecido (esas starups que queman los millones globales con alegría sin límite) en uno o dos años. Por eso me limitaré a comentar las fundamentales y que tienen perspectivas de pervivencia. Como son tan conocidos, ni me molesto en poner ilustraciones.

EverNote

Es (ya) el clásico. El que enseño a utilizar a mis alumnos de Métodos y Técnicas de Investigación, y el que llevo ya bastantes años utilizando, porque la única opción dinámica para mantener las notas en los tres entornos.

Sin embargo, tiene una limitación enorme: es un falso árbol, y además muy confuso de gestionar. Como casi todas las aplicaciones modernas, se basa más en tags para la búsqueda, que en la estructura. Y eso es un error, sobre todo cuando utilizas estos programas también para escribir las primeras versiones de textos.

Además, para un uso serio es de pago por suscripción, creo que andamos por los 45 euros/año. No es mucho, pero para algunas personas puede ser un handicap.

OneNote

En realidad, para clásico, el OneNote. Estaba ahí desde que ¿el Office 2003?, y por supuesto en Android incluso antes de que el Office completo estuviese disponible. Y con la versión web, quedó el ciclo cerrado hace años. Hay una versión gratuita online, con lo que incluso en el raro caso de que no tuvieses una licencia, de uno u otro tipo, del Office completo, podrías utilizarlo en teléfonos y ordenadores. Y hay que decir que es espectacular. Desde el principio me pareció espectacular. Demasiado espectacular, tanto que a menudo resulta confuso de utilizar, y hay que hacer bastantes recorridos para llegar a las cosas, porque no es un auténtico árbol. Pero que conste que cada vez que me replanteo el tema y me pongo a rebuscar mejores opciones, vuelto a intentarlo con OneNote. Osea que si no estás maleado por otros programas, si empiezas de cero con un programa de notas, puede ser la opción ideal. Eso sí, has de estudiarlo bien antes de empezar a meter datos en abundancia.

Google Keep

Si no responde a la filosofía del árbol de la que vengo hablando, ¿por qué citarlo?. Pues primero porque tengo comprobado (de nuevo por mi entorno, y mis alumnos) que es menos conocido de lo que debiera. Y segundo, porque forma parte de las aplicaciones integradas de Google. Si la combinas con Google Docs puedes hacer muchas cosas, pero es mucho ajetreo. Aunque mejor utilizarla para lo que es, para lo que yo la utilizo: para tomar notas ultrarápidas, inmediatas, pinchar y hablar al teclado. Eso sí, si vas a utilizarlas pronto no debes olvidarte de "fijarlas" en la cabecera en el momento de redactarlas.

Nimbus

De Nimbus no tengo tan claro las posibilidades de pervivencia, pero teniendo en cuenta que hace lo mismo que EverNote y algunas cosas más, al mismo precio y con un diseño (salvo en el teléfono) más agradable, tiene todas las papeletas. En cualquier caso como tiene versión desktop, nunca se perderán los ficheros, aunque no tiene muchas posibilidades de conversión (espero que mejoren eso).

Porque es un clon de EverNote, pero muy mejorado. Sobre todo, y fundamental para la finalidad buscada, tiene una auténtica estructura en árbol, con todos los niveles de profundidad que quieras (aunque también utiliza tags/etiquetas, por supuesto, pero yo no las utilizo).

Que conste que me da sus yuyus, porque es ruso, aunque no es fácil darse cuenta. Y qué quieres, yo no me termino de fiar de que un software ruso gestione mis notas. Pero en realidad en este tipo de software nunca he guardado material sensible, sólo material de trabajo. Y si alguien me roba una idea, un texto en marcha, pues que le aproveche.

Por eso he decido pasarme a Nimbus.

Notion

Es otra opción prácticamente igual que Nimbus, con más estilo Mac, pero la falta algo tan simple como exportar en ficheros utilizables luego en los tratamientos de texto, como mínimo en html.

...y de regalo...

yWriter

Ahora bien, si para lo que quieres utilizar un cuaderno de notas es para escribir literatura, concretamente narrativa, lo que necesitas no es ninguno de estos programas. Lo que necesitas es este fantástico software gratuito, para PC y para Android, que yo estoy deseando empezar a utilizar un año de estos: yWriter, uno de esos esfuerzos mastodónticos de aficionados a la informática que construyen programas para sus propias necesidades concretas, y que luego los comparten con los demás.

Freeplane

Y sí, luego están las opciones de los mapas de ideas, con los que tanta tabarra nos dieron los pedagogos durante años y que de pronto parece que nadie utilice. Hay algunos realmente interesantes, los más interesantes son libres, todos forks del software libre Freemind, y el más interesante de los cuales, a mi juicio es Freeplane, porque permite ver opcionalmente el mapa de ideas como un esquema, por tanto una estructura en árbol de hecho, y porque además se mantiene actualizado. Puede sincronizarse perfectamente con Android a través de cualquier servidor on line como Dropbox o Google Drive, y hay varias aplicaciones que abren los ficheros de freemind/freeplane, el más compatible, aunque también el más austero, en Droidplane). Pero esa es otra historia, que además no da tanto juego con parece.

Lo dicho: el "mapa" de ideas...

...se puede visualizar como un árbol de anotaciones, y puede...

...exportarse como un fichero de texto estructurado a Libreoffice

Docear

Es otro fork de freemind, específicamente orientado a la construcción de textos académicos, por lo cual compite a la vez con gestores de referencias como Zotero y Manderley. Un poco complicado, pero ahí está.

Conclusiones 

Pues eso, que después de probar no sé cuantos, no termina de existir uno que permita trabajar de forma unificada. El más cercano sería One Note, pero como he dicho nunca ha terminado de convencerme su compleja estructura por más que lo he intentado. Pero si eres capaz de hacerte a ello, es el que mejor va a responder a esa necesidad de tenerlo todo en todos los aparatos, seguro en la nube y a la vez en tu disco duro.

Así que he decidido darme de baja de versión Premium de EverNote (45 al año) y pasarme a Nimbus (el mismo precio). Y para los viejos ficheros utilizar RigthNote que, de los treepad con versión gratuita, me parece el más sólido. Si llegan a sacar una versión Android siquiera básica, y sincronizable a través de Dropbox o Google Drive, seguro que dejo Nimbus y me quedaré sólo con él. Sin dudarlo. Pero lo veo difícil porque no hay una empresa detrás, sino sólo un programador sudafricano, por libre.

Insisto... Con toda la experiencia existente, la cantidad de gentes que utilizarían ese software, ¿tan difícil es que desarrollen uno que realmente sea transparente entre todos los cacharros?. Que sea capaz de importar antiguos archivos, que sea capaz de exportar a texto formateado (al menos rtf, pero mejor a odt o docx), que realmente sea transparente la sincronización y visualización entre el móbil y el ordenador... No es tanto lo que se pide.

Entretanto, concluyendo tienes dos opciones: o Nimbus, o un anotador en árbol en el PC (Keynote, TreeDBnotes o el estupendo y actualizado RigthNote) para el PC, combinado con uno de notas on line (sigo recomendando Nimbus, incluso puede valer Evernote, o simplemente Google Keep si eres capaz de mantenerlo ordenado, lo cual es bastante difícil) o si sólo vas a utilizar en el ordenador, para escribir de forma estructurada, RigthNote.

Addenda: GigaNotes es el camino

Entre tanta búsqueda se me había pasado una pequeña joya, de esas de software libre, porque en la plataforma de software libre GitHub resulta bastante confusa la información, y creía que había que instalar un servidor propio, y rollos de esos. Pero aquí está mucho mejor explicado, y es donde puede descargarse la aplicación de escritorio (para Windows y para Linux). En Google Play está la aplicación para smartphone, que hace justo lo que tiene que hacer. Finalmente la aplicación web, a través de la cual se sincroniza todo. No me termina de quedar claro cómo puede mantener eso gratis, y como viene del Este, pues enseguida nos saltan los prejuicios. Pero el caso es que funciona, y lo de siempre: cuidado con los datos sensibles (para eso está KeePass, sincronizado entre teléfono y ordenador a través de Dropbox, no hay nada mejor).

Tienes tres problemas, al menos por ahora. El primero, que no se sincronice a través de un disco propio (Dropbox, Google Drive...). El segundo, que no importa ficheros de otros programas (por tanto, es bueno para empezar, pero menos bueno si vienes de EverNote o de software de escritorio). Y el tercero, que tampoco exporta ramas del árbol, ni siquiera notas concretas, como rtf, odt o docx. Si bien me cuentan los autores del software que entre sus planes inmediatos está la importación de notas de EverNote, y la exportación a esos formatos señalados.

La aplicación web es limpia y mínima. Cuesta un poco descubrir alguna de las mecánicas, pero como son pocas, pronto se pilla. Te registras directamente con la cuenta de Google. No hace nada más que lo justo: leer las notas que ya tienes, y añadir nuevas.

La aplicación de escritorio es muy parecida, pero lleva el botón de sincronización

Y la de Android también básica, pero suficiente

Y hay más... He encontrado alguno más

Addenda 2 (Agosto 2020)

Ciertamente, GigaNotes es el camino..., pero le queda mucho. Definitivamente me quedó con Nimbus. Es muy MUY pesado, torpe incluso, como un tractor soviético, pero es la única alternativa real a EverNote que funciones realmente en modo de árbol si límite de niveles.

Addenda 3 (Septiembre 2022)

He abandonado Nimbus, después dedos años. Es casi casi una estafa. A pesar de que utiliza el mismo lenguaje que los demás programas de Notas, y de hecho tiene capacidad para importar notas de casi todos, sin embargo no permite exportar a casi ningún formato. Te engancha con la versión gratuita, pasas a la pro, y enseguida te das cuenta de que el programa se va haciendo cada vez más lento y torpe, con sincronización lenta. Estás prácticamente secuestrado, pues es un trabajo ímprobo llevar luego todas las notas, a través de html o pdf, a cualquier otro programa. Definitivamente, NO LO RECOMIENDO.

Acabo de descubrir UpNotes, que promete, y además es precioso. Si no corrijo, es que funciona. 

FUNCIONA, y muy bien lo mismo en Windows que en Linux, teléfonos, tablets, e-readers, y supongo que igual de bien en el mundo i-

Addenda 4 (Junio 2024)

Definitivamente, Google Keep. Al final la simplicidad de Keep, con las mejoras que le han ido haciendo, lo veo suficiente. La estructura en árbol, si aún sigues nacesitándola, la puedes tener hoy con Google Drive más Google Docs. Y al final es que todos los demás de notas terminan dejando de ser eficientes por una u otra razón. Sí, hace una década ansiaba algo tan simple con aquel KeyNote freeware, pero ya no lo echo en falta. Claro que también puede ser que ya no tenga tanto interés en guardarlo todo, acumularlo todo... SI parece que las cosas van a seguir ahí para siempre, para cuando las necesitemos, y con la IA toda va a cambiar en lo que a documentarse se refiere.

Por otra parte, lo que queda de interés de la nota de notas ordenadas, vinculadas a proyectos de artículos, de investigación, comentarios de libros, etc., resulta que con Zotero lo tienes junto a la bibliografía manejada. Así que, por fin, dejo de buscar el programa ideal de notas: GDrive+Gdocs+GKeep+Zotero lo resuelven por ahora, y luego la IA dirá.